Cómo llenar una factura

Si te ha tocado llenar una factura y no tienes ni idea de cómo hacerlo, en este artículo encontrarás toda la información que necesitas para lograrlo. Aunque parezca algo sencillo, llenar una factura es una de las responsabilidades más importantes en la administración de una empresa o comercio.

Esto se debe a que, las facturas que emites también son utilizadas por el Servicio de Impuestos Internos de Chile y cualquier error te acarreará consecuencias tributarias. Así que, para llenarlas perfectamente, es mejor estar bien informado antes de comenzar con este proceso.

Es por ello, que el día de hoy verás no solo como llenar una factura, sino también su contenido y características. Asimismo, conocerás cómo realizar una factura electrónica en Chile para que te familiarices con este nuevo sistema que ofrece el SII.

Qué es una factura

Una factura es un documento mercantil que certifica la adquisición o venta de algún producto. Las facturas también, se utilizan como aval de la prestación de algún servicio. En pocas palabras una factura es un instrumento que legaliza una operación comercial entre 2 partes, el vendedor y el comprador.

También, este documento sirve como sustento de que el comprador y el vendedor están pagando los impuestos correspondientes del producto comercializado. Por ende, si posees una empresa y emites facturas tienes algunas obligaciones que cumplir, las cuales son:

  • Realizar y entregar la factura correspondiente de cada servicio o producto vendido por medio de tu actividad comercial.
  • Archivar una copia de cada factura emitida y recibidas dentro del año fiscal en curso.
  • Mantener un libro contable de tu actividad comercial en donde anotes cada factura recibida o realizada por tu empresa o negocio.

Por otra parte, si eres un contribuyente sujeto a retención también deberás guardar y archivar las facturas que recibas de los servicios y productos adquiridos. Para que, cuando realices tu declaración fiscal tengas los avales pertinentes.

En la siguiente sesión de este artículo, conocerás todo el contenido que debe llevar una factura para ser considerada válida en Chile.

Contenido y características de una factura

Como las facturas son un documento mercantil es común pensar que en su contenido tenga información pertinente al producto o servicio. Esto es completamente cierto, pero no es todo lo que contiene, ya que son consideradas un justificativo fiscal, también contiene el Impuesto al Valor Agregado aplicable.

Asimismo, es fundamental que las facturas tengan toda la información de la empresa que realiza la venta, así como del comprador. También, es muy importante que la factura exprese una numeración y el monto del producto o servicio que contiene.

Además, es muy importante que las facturas tengan ciertas características que las hacen universales. Las características que deben poseer una factura en Chile son:

  • Deben medir un mínimo de 81.5 mm de ancho 85 mm de alto.
  • Los talonarios de facturas tienen que contar con 3 juegos de cada ejemplar. Estos ejemplares tienen impreso en el área inferir derecha el destino de la factura (Original, cliente, duplicado).
  • La numeración de las facturas debe ser correlativa, al menos que el contribuyente cuente con más de un establecimiento comercial.
  • Una vez emitida la factura, deberá ser timbrada con el sello del Servicio de Impuestos Internos.
  • En el área superior derecha la factura deberá contener impreso el Rol Único Tributario (RUT) del emisor, razón social, la palabra factura y su número.

Como notaste, las facturas contienen información precisa de la transacción comercial y tienen características específicas para el territorio chileno. Seguidamente, conocerás como llenar perfectamente una factura.

Cómo llenar una factura

Como sabes, los datos del emisor de la factura ya se encuentra impresos en el talonario de facturación. Teniendo esto en cuenta, solo tendrás que llenar la siguiente información en la factura:

  1. Datos del receptor. En esta sección deberás colocar los datos completos del comprador, ya sea su razón social o su nombre completo. También, debes anotar su número de RUT o documento de identidad y su dirección fiscal.
  2. Fecha de emisión. En este apartado, deberás colocar la fecha en la cual estás realizando la factura en formato DD/MM/AAAA.
  3. En el área de concepto anotarás la descripción del producto o servicio por el cual se emite la factura.
  4. Base imponible. Este apartado está destinado para que coloques el precio del producto o servicio antes de calcular los impuestos que correspondan.
  5. Retención de impuestos. En Chile el principal impuesto que lleva una factura es el “Impuesto al Valor Agregado” (IVA). Este impuesto que colocarás es del 19% del valor del producto o servicio comercializado.
  6. Importe total. En la sección de la factura denominada importe total anotarás el monto total del producto o servicio. El importe total se calcula sumando la base imponible con el monto del IVA.
  7. Forma de pago. En el apartado forma de pago colocarás cómo el cliente pagó el producto o servicio que adquirió. Esta área es informativa y la utiliza el Servicio de Impuestos Internos para relacionar los ingresos.

Ten presente que, cuando llenes una factura esta información deberás vaciarla en las 3 copias que traen los talonarios para cada factura. Hoy en día, existen talonarios de facturas de papel autocopiativo. Este tipo de talonario se encarga de plasmar la información de la factura en todos sus ejemplares.

Cómo llenar una factura electrónica en el SII

El Servicio de Impuestos Internos ha venido implementando un nuevo sistema de facturación electrónica desde su portal web. Este sistema de facturación permite a las pequeñas y medianas empresas realizar sus procesos de facturación cómodamente sin necesidad de utilizar facturas físicas.

Si quieres utilizar este nuevo sistema de facturación que tiene disponible el SII deberás seguir las siguientes indicaciones:

  1. Ingresa a la página web del SII y selecciona la opción “Servicios Online” que se encuentra en el menú principal.
  2. Seguidamente se abrirá un menú desplegable, dale clic a la opción “Facturación electrónica”.
  3. En la siguiente ventana, ubica el apartado “Sistema de facturación electrónica gratuita del SII”.
  4. Luego, dale clic a “Emisión de documentos tributarios electrónico” y elige la opción “Factura electrónica”.
  5. Identifícate con tu Certificado Digital o con tu RUT y clave del sistema.
  6. Ahora, se abrirá el formato de la factura electrónica la cual deberás llenar con los datos de facturación solicitados y selecciona el botón “Validar y visualizar”.
  7. En la siguiente pantalla, verifica la factura electrónica y si esta correcta elige el botón “Firmar y enviar”. Si existe algún error en la factura electrónica selecciona el botón “Corregir”.

Una vez culminado estos pasos, podrás visualizar la factura electrónica emitida dándole clic al botón “Ver documento”. Si deseas realizar otra factura electrónica selecciona el botón “Volver”.

Como vistes, llenar una factura en cualquier formato es muy sencillo siguiendo las indicaciones de este artículo. Si te encanto este tema referente a cómo llenar una factura comienza a seguir nuestro blog. En FacturaoBoleta.cl siempre encontrarás la más variada colección de post sobre la facturación en chile.

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Hola! Mi nombre es Clara, del 88, una de las mejores épocas. Actualmente soy redactora en FacturaOBoleta, pero también soy una apasionada de la fotografía, los viajes y la naturaleza. Tienes dudas ¿Hablamos?

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